Opdracht en uitvoering

Beide sessies werden ondersteund door middel van LiveMindMapping. Deelnemers konden vrijuit zeggen wat ze dachten en zagen alle sleutelwoorden terugkomen op het beamerscherm. De groep heeft daarna met mij als moderator de sleutelwoorden geclusterd tot enkele overzichtelijke mindmaps. Dit zorgde voor veel draagvlak doordat de gehele groep letterlijk ‘the big picture’ zag.

Nadien zijn de resultaten als klikbare mindmaps online geplaatst. De aanwezigen en ook de leden die niet aanwezig waren kunnen zo de resultaten nog eens terug zien.

Resultaten

Hieronder staan de links naar de hoofdmindmaps van de 2 sessies. Vanuit beiden kunnen alle mindmaps bekeken worden.

klik op de afbeelding om de resultaten van 13 december te zien.

En voor de resultaten van 15 december klik op de afbeelding hieronder.

De ‘koplopers in Het Nieuwe Werken’ nemen de brandbrief van diverse deskundigen en hoogleraren waaronder Jan Latten van het CBS zeer serieus. Deze zeven deskundigen stellen o.a. dat in het somberste scenario vanaf 2015 een tekort zal gaan ontstaan van ca. 300.000 hoog opgeleiden (Bron: Friesch Dagblad 18 oktober 2010).

Strategische rol voor Het Nieuwe Werken?

“De schaarste op de arbeidsmarkt wordt, volgens de zeven, zelfs zo groot dat naast het gevecht om de beste sollicitanten, werkgevers snel aan de slag moeten met complexere oplossingen… “
Veel organisaties wachten niet op wat de overheid gaat doen. Zij kijken verder dan Nederland en de twee traditionele business drivers; het vergroten van de productie en verlagen van kosten. Zij zien het sneller op veranderingen kunnen inspelen (dan de concurrent) en investeren in de ‘kern competenties’ van de organisatie als een voorwaarde. In de livemindmap sessies hierover komen de laatste tijd steevast twee zaken naar voren; investeren in mensen en in kennismanagement.

Hoe kan HNW helpen om een van de meest aantrekkelijke werkgevers te worden in 2015 en bovendien sneller in te kunnen spelen op veranderingen en dus aantrekkelijk te blijven? Dat hangt grotendeels af van de mensen en gaat verder dan de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Er moet een mindshift gemaakt worden op directieniveau. Zeker daar waar de ‘HRM of P&O directeur’ nog geen plekje in ‘de board’ heeft.

Het Nieuwe Werken speelt hierin een strategische rol. Het is één van de belangrijkste ‘wapens’ in ‘The War On Human Talent”. Niet HNW ‘smal gedefinieerd’ zoals door Wikipedia maar in een bredere context. Het anders (durven) denken en anders willen gaan samen-werken (zie Het Nieuwe samen Werken). Dit begint bij mensen en dus ook met een andere leiderschapstijl. Verander de organisatie, begin bij jezelf en dan je team. Van hoog tot laag!

In de livemindmapping sessies met de koplopers merken we dat het belangrijk is om snel visueel te kunnen schakelen tussen de analyse en synthese. Dit stimuleert de creativiteit, het persoonlijk leiderschap en het integraal nadenken over de vele onderwerpen die van invloed zijn op de invoering van HNW. Er ontstaan dan overzichtelijke visualisaties van wat samen bedacht is en hoe onderwerpen van invloed op elkaar zijn. Door deze op het intranet of internet te zetten, kan iedereen meedenken en verrijken. Een voorbeeld wat we regelmatig in ons Lab voor het nieuwe werken bespreken, is hoe een rijksbrede groep ‘procesdenkers’ ‘bottom up’ interdepartementaal ‘de compacte rijksdienst’ vorm wil geven en zichzelf daarbij een duidelijke rol in wil aanmeten.

‘Total mindshift’

De conclusie is dan ook vaak dat er een mindshift in de hele organisatie moet plaatsvinden en men beter moet gaan denken en dus het hele brein leren te gebruiken (zie deel 3 van ‘pijlers onder Het Nieuwe Werken’). Hierbij moet de nadruk liggen op het versterken van het ‘teamdenken’ en handelen. Dit gaat beter als er intrinsieke motivatie is. Vandaar dat we met Connection of Minds inzetten op draagvlak verkrijgen. Die mindshift gaat immers sneller als die niet alleen top down wordt ingezet, maar tegelijkertijd ook bottom up. Zo zijn we nu sessies aan het modereren bij een G20 gemeente waar ze de ‘steen in de vijver aanpak’ van World of Minds volgen om van 20 naar 120 naar 1200 mensen te gaan. Belangrijk hierbij is om de dialoog ‘door te laten gaan’ tussen de sessies in en dus óók om virtuele ontmoetingsplekken in te richten met bijvoorbeeld cloud tools als Yammer en MindMeister.

Anders kijken naar opleiden en trainen!

Deze mindshift is bij veel organisaties al gestart. Het mensbeeld is dan al veranderd in de top van organisaties. ‘Sterkte management’ rukt steeds verder op. Volgens onderzoeker Marcus Buckingham weten gemiddeld amper 2 op de 10 werknemer hun sterke punten te benutten. In plaats van mensen te trainen en bij te spijkeren op hun zwakke punten, wordt juist ingezet op het verder versterken van de sterke punten. Dit element van ‘Building better teams’ speelt een centrale rol in de HNW leergangen die we ontwerpen voor een aantal van die koplopers. Dit varieert van een internationale oliemaatschappij tot en met diverse overheidsorganisaties. Die leergangen leveren een hoger rendement door trainingsmodulen zo te koppelen dat ze elkaar versterken en te koppelen aan (virtual) coaching. Concentrisch trainen noemen we dat. Dus niet meer één losstaande training uit de catalogus maar samen een ‘leergang’ op maat ontwerpen gericht op persoonlijke en team effectiviteit.

In deze ‘leergangen’ staat dan ook het ‘team leren’ centraal samen met ‘het de volgende dag kunnen toepassen’. Verschillende organisaties hebben al intern onderzoek verricht en komen op tijdsbesparingen van tussen de 205 en 240 minuten per week per persoon. Naast tijdsbesparingen zijn er verbeteringen die lastig te meten zijn op het gebied van besluitvorming, communicatie en kennismanagement. Dat laatste begint vaak met kennis inventariseren op een ‘NieuweWerken manier’ door kleurkaarten te maken van aanwezige kennis zodat je kan zien waar kennis zit en waarmee je kunt besluiten waarop je moet bijsturen. Dat kan snel, makkelijk en herhaalbaar worden uitgevoerd met HNW ‘tools’ zoals het HNW kwartet spel.

Geen platte organisaties maar poffertjes

Bij veel livemindmapping sessies waar we het denken hebben gefaciliteerd zoals een visieontwikkeling op de overheid samen met de vakbonden of ‘The Next Generation Bank’ (NGB), komt naar voren dat deze nieuwe manieren van denken, organiseren en trainen het beste passen in plattere organisaties waar veel ruimte wordt gegeven aan zelfsturende teams. Als co-auteur van het boek ’t Is groen en groener wordt het niet’ heb ik hierover een hoofdstuk mogen schrijven. Dit is gebaseerd op mijn ervaringen bij het BSO van Eckhart Wintzen met het uitvoeren van ‘cel delingen’. In de NGB sessies bleek dat dit gedachtegoed nog steeds zeer actueel is. De groep wilde niet van een ‘pyramid to pancake’ maar naar ‘poffertjes’!

De strijd is niet zo gemakkelijk gewonnen!

Het Nieuwe Werken zal als eerste de ontwikkeling van het ‘human talent’ moeten faciliteren en dus het beter samen denken en handelen in een organisatie die dat kan ‘dragen’. Door mensen op alle lagen te betrekken, bijvoorbeeld bij het maken van een PEST analyse, zal dit gaan leiden tot het sneller kunnen inspelen op veranderingen. Dus inclusief de verandering om één van de meest aantrekkelijke werkgever te worden in 2015 én te blijven. Veel organisaties nemen hier nu al een voorsprong in. Zij begrijpen dat alleen sturen op ‘cost containment’ onvoldoende is. Niet alleen talentvolle medewerkers én managers willen werken voor mensgerichte organisaties. Iedereen wil waardering voor zijn/-haar kennis, vaardigheden, ervaring en ideeën. Wie wil niet invloed op de toekomst kunnen uitoefenen? Een beleid dat dan ook gericht is op het ontsluiten van ‘The Wisdom of the Crowd’ binnen én buiten de organisatie zal tot succes leiden. De klas weet vaak meer dan het knapste jongetje of meisje. ‘De Nieuwe Medewerker’ gaat actief naar op zoek naar deze organisaties. Visie en passie moeten aansluiten. Steeds vaker hoor je in sollicitatiegesprekken; “Wat is jullie lange termijn visie”, “..en jullie beleid op het gebied van duurzaamheid?”, “Wat doen jullie aan kennis management?”, “Kan ik flexibel werken?”, “Wat is jullie management-cultuur?”. Lastige vragen? Misschien niet om te beantwoorden maar wel om bij een positief antwoord dat aan te kunnen (blijven) tonen. De strijd om het beste talent aan te trekken, te ontwikkelen en te behouden is begonnen en niet zomaar gewonnen! Citaat uit het boek The Art of War van Sun Tzu:

“Beraam een plan voor iets moeilijks als het nog gemakkelijk is, doe het grote als het nog klein is. De moeilijkste dingen op de wereld moet je doen als ze nog eenvoudig zijn, de grootste dingen op de wereld moet je doen als ze nog klein zijn. Omdat de wijze nooit grote dingen doet brengt hij grote dingen tot stand”

Masterclasses inzichtelijk door Connection of Minds

Connection of Minds is de paraplu waaronder de ‘Visual Recording’ en ‘Change Acceleration’ services van World of Minds worden aangeboden zoals het LiveMindMappen op congressen en events, Spreken met mindmapping en moderatie met mindmappen.

Samen met een team van 5 mindmappers van World of Minds waaronder Angelique Greiner, Alexis van Dam, Sander Kamp en Josse Lubberts heb ik 2 masterclasses gemindmapped. Een daar van was het verhaal van Martijn Aslander over o.a Lifehacking, klantgericht denken, kenniswerkers, informatie-overload, funtrapreneurs en nog veel meer onderwerpen.

Grote MindMap door ‘sneltreintempo’ van Martijn

Masterclass Martijn Aslander gemapped door Jerre Lubberts

Zelf heb ik al vele presentaties, meetings en andere bijeenkomst mogen LiveMindMappen. Echter met Martijn kom je wel voor een uitdaging te staan. Martijn heeft veel kennis en past zijn verhaal aan op vragen uit de zaal. Hierdoor ontstaat een mooie interactieve bijeenkomst. Als mindmapper werd ik uitgedaagd door de sneltrein vaart van spreken en veelheid van slimme lifehacking weetjes en onderwerpen. Martijn daagt je uit om tegen te denken! Om deze reden heeft mijn mindmap veel hoofdtakken gekregen.

De inhoud van de mindmap is des te interessanter. Om naast de standaard 1 pagina PDF oplevering meer rijkheid en inzicht te geven in de gedeelde kennis heb ik met deaHa!Visual Webexport en MindManager een een klikbare website van de mindmap gemaakt. Het is zelfs mogelijk om te reageren op de inhoud van mindmap.

Jouw reactie?

Ik ben benieuwd hoe jij denkt over de inhoud van de mindmap en deze presentatiewijze. Schrijf je het bij de tak van de mindmap? Klik dan op het grote plaatje of hier om naar de mindmap website te gaan.  Bekijk hier de overige 9 mindmap van de masterclasses; o.a. die van Boris Veldhuijzen van Zanten.

Masterclass10 Ciett Boris Veldhuijzen van Zanten door Alexis van Dam

De wind blaast hard over het strand en de zee is onstuimig. Het zijn pittige omstandigheden voor de bijna tweehonderd kitesurfers die voor de O’Neill Downwinder 2011 van Scheveningen naar Noordwijk varen.
,,Heftig man! Met zulke harde wind had ik nog nooit gevaren,” zegt kitesurfster Marieke van Osch (32).

Met natte haren en een verwilderde blik komt Marieke van Osch het strand van Noordwijk op. De kitesurfster van Jump Team is net langs de kust van Scheveningen naar Noordwijk gevaren en ze moet nog even bijkomen. ,,Ik heb onderweg zulke hoge golven gezien. Voor een beginnende kiter zoals ik was dat best pittig. Het was soms echt overleven. Ik ben blij dat ik goed ben aangekomen.”

Toch had ze de spannende tocht, waarbij ze met zo’n honderdnegentig andere kiters voor de Hollandse kust voer, niet willen missen. ,,Dit was echt gaaf. Ik ging zo hard! Geweldig om deze ervaring met zo’n grote groep mensen mee te maken. Maar volgende keer ga ik wel met een kleinere vlieger het water op.”

Bij de O’Neill Downwinder doen kitesurfers van alle leeftijden en alle niveaus mee. Deze kitesurfwedstrijd, waarbij surfers ‘voor de wind’ langs de kust varen, is erg toegankelijk. De jongste deelneemster, Franka Tempelaar (13), die samen met haar vader meedeed, kwam als één van de eerste mensen aan. ,,Deze wind was eigenlijk iets te hard voor mij, maar het ging erg goed, al vond ik de golven behoorlijk hoog. Het was wel leuk dat alle meiden uit ons groepje de eindstreep haalden, terwijl twee mannen moesten afhaken. We heten niet voor niks de ‘surfchickies’, zegt ze lachend. Zij wint dan uiteindelijk ook de hoofdprijs, een F-One Bandit IV.

Ook de oudste deelnemer, de 59-jarige Theo Braat, maakte de tocht goed af. ,,Doordat ik meestal op het vlakke water van Oostvoorne vaar, was ik zulke hoge golven niet echt gewend. Toch ben ik deze trip goed doorgekomen; ik ben slechts twee keer gevallen,” zegt hij stoer. Ondanks de heftige omstandigheden vonden er vandaag helemaal geen ongelukken plaats. Door het goede optreden van de reddingsbrigade was het mogelijk om met zo’n groot aantal deelnemers een veilig evenement te organiseren.

Te midden van de amateurs maakten ook profsurfers zoals Kevin en Jalou Langeree de reis van Scheveningen naar Noordwijk. Ze kwamen speciaal voor deze wedstrijd terug van hun surftrip in Frankrijk. ,,Als je die twee met hun kites tekeer ziet gaan. Zo’n relaxte houding, zoveel techniek, dat is echt geweldig om te zien,” zegt Sander Janson. De bekende presentator van het populaire televisieprogramma Campinglife wilde deze Downwinder in zijn ‘hometown’ Scheveningen niet missen.

Maar wat maakt zo’n Downwinder dan zo leuk om te doen, vraagt het grote publiek zich af. ,,Tijdens zo’n tocht ‘voor de wind’ kan je heerlijk golfjes rijden,” vertelt Jalou Langeree. ,,Je hoeft dan niet steeds ‘upwind’ te gaan, om weer terug op je plek te komen. Je vaart in een mooie vloeiende lijn van A naar B , en na afloop ga je lekker met de bus terug naar huis.”
Voor sommige kiters waren de omstandigheden wat heftig, maar na de O’Neill Downwinder zijn in Noordwijk bij strandtent Buitengewoon vooral lachende gezichten te zien.

Tijdens de barbecue vertellen de deelnemers grote verhalen over de hoge sprongen die ze hebben gemaakt en de harde wind die ze hebben getrotseerd. ,, Weet je wat het mooiste van deze wedstrijd is,” zegt kitesurf instructeur Jorrick Schaap uit Egmond. ,,Het gaat nu niet om wie er wint of verliest. We genieten met z’n allen. Als je tijdens het kitesurfen even om je heen kijkt, dan zie je een zwerm van vliegers om je heen. Dat is een prachtig gezicht!”

Natasha Smit | surfabc.nl

Het verschil was duidelijk. Iedereen was aan het begin van de presentatie uitgelijnd en daarmee waren de verwachtingen gemanaged. Jerre ging op een interactieve manier verder. Door te vragen op handen op te steken als antwoord op vragen maar ook door in gesprek te gaan. Soms soms vanaf het podium of door naar de mensen toe te lopen en soms van achter uit de zaal. Terwijl de toehoorders de vragen beantwoorden legde Angelique Griener van World of Minds op het 2e scherm direct alle antwoorden in steekwoorden vast, in relatie tot elkaar, in een mindmap.

Murphy?

Na het Youtube filmpje over het succes van een bijzondere wekker (clocky), ging het mis. Jerre kreeg een ‘blue screen of death’ en ging verder zonder mindmap. Terwijl hij deze opnieuw opstartte vertelde hij verder over ‘de 2 vergeten business drivers’; koester je kerncompetenties en speel sneller in op veranderingen dan je concurrent. Jerre behandelde daarna meer componenten van veranderen aan de hand van een boekbespreking van Switch; ‘How to change when change is hard’. Zo gebruikte Jerre de metafoor van de ‘berijder’(ratio) en de ‘olifant’ (emotie) van de auteurs, om in te gaan op het versnellen van veranderprocessen. Vragen kwamen langs over bijvoorbeeld de sturingsprincipes van zwermen (zelfsturende teams), ‘brights spots’en ‘shrink the change’.

De kern; onze houding?

Daarna werd gesproken over de essentie van effectief communiceren in groepen; de dynamische dialoog. Kort gezegd; het visueel vastleggen van wat we bedoelen vanuit de houding eerst de ander te willen begrijpen voor jezelf begrepen wilt worden (Covey). Ofwel niemand de kamer uit voor we ‘on the same page’ zitten. Veranderen begint bij jezelf en samen staan we sterker als we elkaar maar echt begrijpen.

Terwijl Angelique de communicatie over en weer visualiseerde in de mindmap eindigde Jerre met de toelichting van ‘Shape the path’; creeër een stijle glijbaan, geef een duwtje, verwijder frictie en plaats veel bordjes dat mensen er bijna zijn. Dit als opmaat voor de workshop van Dick van den Burg over persoonlijk veranderen en World of Minds over organisatorische veranderprocessen.

Jerre Lubberts sprak aan de hand van een 5WplusH mindmap op de eerste Pecha Kucha avond van de Automotive Insiders:
“Emile Ratelband, Adjiedj Bakas, Robert Schoemacher en o.a. Marcus Vlaar. Dit zijn enkele van de BN-ers en spraakmakende persoonlijkheden die zijn ingegaan op de invitatie van Automotive Insiders om op 11, 19 mei en 21 juni te spreken op de inspirerende Pecha Kucha Avonden van de Automotive Insiders.

Gespreksleider op alle drie avonden is niemand minder dan Emile Ratelband. Hij is de verbindingsofficier tussen de zaal en de sprekers. Spraakmakende sprekers als Adjiedj Bakas (trendwatcher), Robert Schoemacher (plastisch chirurg) en Marcus Vlaar van Ranj (diverse awards gewonnen op het gebied van serious gaming) en Jerre Lubberts (de Lifehacking.nl en HetNieuweWerkenBlog.nl blogger en spreker) zullen een presentatie geven.

Weg met sprekers die zich niet aan de tijd of het onderwerp houden. Weg met ellenlange, saaie monologen! Weg met al die PowerPoint sheets waarop de tekst al helemaal uitgekauwd staat! Kortom, welkom bij de PechKucha Nights!”

In juni 2007 werd er in de new scientist melding gemaakt van een patent aangevraagd door Philips voor flexible schermen op basis van olie en water. ”..Deze nieuwe techniek van LG Philips maakt, in plaats van oled’s, gebruik van kleine plastic cellen voor het weergeven van elke pixel. In de cellen zit een mengsel van olie en water, waarbij elke pixel is verbonden aan een plastic elektrode. De ondoorzichtige olie drijft op het water en bedekt een gekleurd onderliggend oppervlak. Een elektrische lading op de cellen ‘duwt’ de olie weg, waardoor de pixel van kleur verandert. Onduidelijk is welke verversingstijd dergelijke oprolbare displays hebben, waardoor het onzeker is of ze geschikt zijn voor het weergeven van bewegende beelden. De refresh rate van de huidige oled-schermen ligt zo laag, dat het elektronisch papier alleen statische beelden goed kan weergeven. Ook over het stroomverbruik van de ‘olie-water-oplossing’ is nog niets bekend…”

Vier jaar geleden was het dus nog onduidelijk of hier commerciële toepassingen voor mogelijk waren. Gisteren presenteerde Thin Film Coating Systems een protoype van een flexibele smart phone die in je mouw kan worden gedragen. ”Dit is de toekomst. Alles gaat de ‘look and feel’ krijgen van dit prototype zegt de ontwikkelaar Roel Vertegaal, directeur van Queen’s University Human Media Lab.”Deze computer ziet eruit, voelt en werkt als een klein velletje interactief papier. Je bediend de telefoon door hem om te buigen, bladzijden draai je om door het hoekje om te buigen en je schrijft erop met een pen”.

Dr Vertegaal zal zijn ‘paper computer’ onthullen op 10 mei om 2 uur op de CHI 2011 (Computer Human Interaction) conferentie inVancouver.  Nu nog de onderhuids ingebrachte ‘Lifehacking computer’!

In

Het Nieuwe Samenwerken begint juist niet bij instrumenten, maar bij connecties maken. Het begint bij de motivatie om eerst de ander te willen begrijpen voor je zelf begrepen wilt worden. Ook met de mensen buiten je team. Dat doe je nog steeds het beste als het eerste contact fysiek is. Dat ont-moeten kan steeds makkelijker door nieuwe werkplekken op makkelijk bereikbare plaatsen zoals Seats to Meet, Swunghouse maar ook speciaal ingerichte plekken voor vergaderen en brainstormen zoals bijvoorbeeld het Hypershifterslab. De meeste mensen hebben een basale behoefte aan contact maken, verbinden, begrepen en gewaardeerd worden. Dat lukt het beste als je elkaar kan aankijken, een hand geven en van alle indrukken een geheel kunt maken.  Waarom communiceren we dan toch zo dicht langs elkaar heen? Zelfs als we met elkaar in één ruimte zijn? Ook al is die nieuwe ruimte nog zo ‘HNW’?

Ieder zijn eigen bril

We lijken wel geconditioneerd door onze opleiding, opvoeding, emotionele ervaringen, maar ook door onze oerdriften. Wie gebruikt nog echt de pauze tussen actie en reactie? Daar ligt de vrijheid en de ruimte om de ander echt te begrijpen en goede keuzes te maken. Dus in die pauze even contact maken met onze principes, waarden en normen. Als we een vergadering, brainstorm of wat voor bijeenkomst ook binnen stappen, kijken we ieder vanuit onze eigen bril naar de werkelijkheid. Hoe kunnen we die werkelijkheden op elkaar afstemmen zodat we samen verder komen? Door ze te visualiseren! We zijn immers beelddenkers. Interactief met elkaar visualiseren en zien wat de ander bedoeld en samen te kunnen toetsen of wat we zien ook is wat we bedoelen. Pas daarna elkaars ideeën oppakken, verbinden en verder brengen.

Wat levert dat op?

Enig idee wat dat kan opleveren voor de organisatie? Veel. De laatste business case die ik heb mogen inzien gaf een besparing te zien van ruim 340.000 euro op jaarbasis op een afdeling van 60 mensen met een voorinvestering van 31.000 euro. En dan alleen op basis van meetbare voordelen zoals kortere meetings, dat acties minder lang uitstaan, projecten sneller worden opgestart, minder hoeft worden gezocht naar informatie en kennis sneller beschikbaar is om toe te passen.

Samen een vertrekpunt en einddoel visualiseren

We zijn niet geneigd foto’s te kopen waar we zelf niet op staan. Als we dus op het beamerscherm bijvoorbeeld een mindmap (een ‘foto’ van ons gesprek) ‘live’ zien groeien met onze eigen opmerkingen, vragen en ideeën in steekwoorden, voelen we onze gehoord. Bovendien kunnen we makkelijker ‘op elkaars schouders gaan staan’, het geheel blijven overzien terwijl we toch de details in kunnen ‘zoomen’. Dan ontstaat er draagvlak en een goede basis om na de bijeenkomst beter te communiceren, sneller beslissingen te nemen, makkelijker kennis uit te wisselen en dus de acties en projecten die daaruit voortkomen te versnellen. Live mindmappen is hiervoor een uitstekend middel.

Project- en programma dashboards

Die projecten en acties krijgen dan een gezamenlijk draagvlak, maar het blijft nodig ze te kunnen blijven ‘zien’. Ook als je een van de stakeholders bent die geen gebruik kan maken van de IT-infrastructuur binnen de muren. Dan wordt ook het tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken van belang. Dus na de eerste brainstorm, vergadering of project start-up juist niet elke keer met elkaar in een ruimte gaan zitten. Cloudtools die dat ondersteunen zullen een stormachtige groei doormaken. Dat zien we nu al met tools die ‘doorhebben’ dat je het proces van elkaar begrijpen centraal moet stellen en optimaal moet faciliteren. Dit kan bijvoorbeeld heel goed met ‘on-line mindmapping tools’ omdat je dan samen de onderliggende detailniveaus kan maken, acties hieraan kan verbinden met draagvlak en weer publiceren voor alle teamleden en stakeholders.

Zelf proberen

Niet elke bijeenkomst leent zich voor ‘livemindmapping’. Zeker als er veel politiek speelt. Op basis van mijn ervaring heb ik hier mijn tips geplaatst om zelf een live mindmapping sessie te organiseren.

Begin met eenvoudige sessies en maak na de eerste sessie een project dashboard om iedereen ‘aan boord te houden’. Ga daarna stap voor stap grotere uitdagingen aan. Oefening baart kunst.

In een eerdere post over Het Nieuwe Werken  op re.Public deponeerde ik de stelling dat je focus en discipline nodig hebt om meer plezier in je werk te hebben. Met mijn daarin beschreven oefeningetjes kun je erachter komen in hoeverre je verslaafd bent aan urgentie en hoeveel discipline en focus je nodig hebt om ook de kwadrant 2 prio’s van de Eisenhower matrix te doen. Een oplossing om je verder te bekwamen in ‘al je ballen in de lucht te houden’, is om gebruik te maken van een persoonlijk dashboard (PD). Dit is een plek, een soort bureaublad, op papier of elektronisch, waar vanuit je je werk organiseert.

Visuele kapstok

Dit dashboard helpt je om zowel je korte- als lange termijndoelen te halen. Als een PD op je eigen (bewust) gekozen doelen is gebaseerd  is de kans groter dat je meer plezier hebt en meer de juiste dingen doet. Dan ga je van 4 of 5 to-do lijstjes (in je telefoon, post-its op je monitor, je agenda, bierviltje, in je PC/smartphone etc.) naar één overzicht. Je gaat van alleen je dagplanning naar ook een ‘wekenplanning’. Door deze ‘visuele kapstok’ kun je blijven focussen op je doelen en de opbreking daarvan. Het ‘flowdiagram’ helpt je om op basis van de Eisenhower matrix alles wat iedere dag weer bij je binnenkomt (telefoontjes, emailtjes, ‘binnenvallers’, sms’jes etc.) goed in te plannen.

Beter balanceren door oefenen

Met de beschreven aanpak heb je alles in één overzicht inclusief je nieuwe ideeën en wat je hebt geleerd, waardoor je niet elke keer het wiel hoeft uit te vinden en ook dát geeft rust. Er zit meer achter het PD, maar de essentie is dat je zelf een plek creëert waar je overzicht, focus, taken, bewustwording en reflectie bijeenbrengt. Dan kun je zaken ook beter balanceren. Dit kan op papier, maar ook in elektronische vorm. Echter, het brengt alleen iets als je de discipline opbrengt om iedere dag weer je PD te bekijken én bij te houden. Een training en persoonlijke coaching kan hierbij van nut zijn. Onderzoek heeft immers uitgewezen dat je minimaal 18 dagen iedere dag moet oefenen om een nieuwe gewoonte aan te leren!

Integratie sociale media en bronnen

Ik gebruik zelf graag een combinatie van een elektronische variant (zie onderzijde) én een speciaal ontworpen papieren boekje. Dit vergt minder discipline en dus doe ik het eerder. Voor o.a. mijn bronnen, sociale media, projecten en processen gebruik ik als elektronisch PD een mindmap-programma. In mijn ‘papieren boekje’ kan ik vervolgens meer in detail overzicht houden over de tijdsplanning (dag en week), mijn afspraken, mijn taken en meer. Zo manage ik de tijd dus niet, maar maak ik de tijd voor mij (en anderen) nuttiger. Volgende keer ga ik in op het ‘over afdelingen heen denken en doen’ en doe ik verslag van een bijeenkomst over hoe we anders kunnen gaan werken in 2011

Dit en meer kan je vinden op mijn blogpost op ‘overboord die opgepompte ego’s’.  re.Public is een multimediaal platform voor de ambitieuze ambtenaar binnen alle overheidslagen. Ook voor bestuurders die de aanlsuiting met hun medewerkers niet willen missen, biedt re.Public een onmisbaar platform. Onder het motto ´Durf te delen´kun je hier dag en nacht terecht voor blogs, filmpjes, tweets, (video)vacatures en het meest complete overheidsnieuws, maar vooral ook om te reageren en te leren van elkaar. Mijn volgende post is inmiddels geplaatst en gaat over het misplaatste idee van tijd-management. Tijd laat zich helemaal niet managen ) ! Geef s.v.p. je reactie. Vast bedankt!