Eenvoudig en snel overal vergaderen met GoToMeeting

 

GoToMeeting is een dienst die de gebruiker in staat stelt om online meetings met elkaar te houden. Het verloopt via internet en een kleine applicatie voor Windows, Mac of via je smartphone.

“Works with anyone, anywhere” is de slogan die groot op de homepage van GoToMeeting en deze belofte maken ze ook netjes waar. Er kan een gratis trial van een maand worden aangevraagd, daarna beginnen de prijzen bij 19$ per maand. In deze TopTip gaan wij kijken of de populariteit van deze virtueel vergaderen dienst terecht is.

Work with anyone, anywhere.

Met iedereen plaatsonafhankelijk werken is in theorie prima mogelijk met GoToMeeting. Ervaring na vele sessies leerde ons dat een stabiele, ook enigszins snelle, verbinding wel een vereiste is om een vlekkeloze meeting te kunnen houden. Onze bevindingen zijn dat de audio gaat haperen bij zwakkere verbindingen. Is deze echter goed en stabiel dan klinkt het voor deelnemers alsof ze daadwerkelijk bij elkaar in een vergaderruimte zitten. Degene die de sessie opzet is in principe de voorzitter, deze persoon heeft de rechten om de microfoons van de deelnemers te muten.

Meetings zet je op online waarbij je uitgebreide opties hebt om een uitnodiging te maken. Naast het kiezen van een tijd/datum kan het ontwerp van de uitnodiging bepaald worden. Verder kun je het invullen van vragen als telefoonnummer en organisatie verplicht maken, alsmede zelf vragen toevoegen. De organisator kan er dan voor kiezen de gehele uitnodiging per e-mail door te sturen of slechts de registratielink te delen. Een aangemaakte meeting wordt opgeslagen als ‘template’ wat later herbruikt kan worden zonder alles opnieuw in te hoeven vullen, handig. (Zie ook dit artikel van Jerre Lubberts over vergaderen en de handigheid van templates.) Een virtuele vergadering goed opzetten met GoToMeeting kost dus even wat voorbereidingstijd. Het opzetten van een snelle meeting zal een stuk sneller gaan met bijvoorbeeld Skype. Het is aan de organisator en vooral het type meeting of het de extra kosten en tijd waard zijn.

Varianten en software

GoToMeeting maakt gebruik van Citrix. Potentiëel zou dit voor sommige organisaties een probleem kunnen zijn al bleek dit voor ons een angst die achteraf gezien erg meeviel.

Naast GoToMeeting zijn er ook nog de varianten GoToWebinar en GoToClassroom. Deze laatsten bieden vooral meer mogelijkheden tot het aanpassen van de e-mailuitnodiging en de laatste biedt extra school-achtige functionaliteiten. Verder kunnen in GoToMeeting tot 25 meedoen aan een sessie.

Voor meer informatie over hoe je effectiever kunt vergaderen verwijzen wij je naar het eerder genoemde artikel van Jerre Lubberts.

Wil je meer gratis tips over gestructureerd en projectmatig werken? Schrijf in voor onze webinar-serie of geef je grootse uitdaging op dan zoeken of maken we een webinar speciaal voor jou als abonnee (geen kosten). Via de link op de homepage van Academyofminds.comkun je ook een collega in laten schrijven voor de TopTips.

Posted on 12/12/2013 in blog, het nieuwe werken, presentatie, technology, verder denken, visualiseren

Share the Story

About the Author

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to Top