Kanbanflow: de ontbrekende schakel in slimmer samen doelen behalen?

De beste resultaten halen we samen in projectverband! Waarom gaat dit vaak zo moeizaam? Dat is niet makkelijk op één oorzaak te ‘pinnen’. Meestal is de combinatie van een aantal elementen de oorzaak van het ‘uit budget en tijd lopen’. Welke parameters spelen hierbij een belangrijke rol? Wat kan je daar aan doen? Hoe werkt dat in ‘de Cloud’? Kan dat op een ‘dichtgetimmerde’ IT infrastructuur?

Waar gaat het echt mis?

Natuurlijk moet er een goed projectplan worden gemaakt. Ondersteund het ene software pakket dit beter dan het andere, past de ene methodologie beter bij een bepaald type project dan de ander. En ja, er zijn projectmanagers die het projectplan managen i.p.v. het project! Natuurlijk gaat het ook mis als je alleen de mijlpalen probeert te behalen en geen rekening houdt met de politiek, de bestuurlijke agenda of verwachting van managers en andere stakeholders. Ieder voor zich zijn deze elementen al bepalend voor succes of ‘failure’ maar de combinatie is zeker ‘dodelijk’. Er zijn veel professionele projectleiders die bovenstaande elementen goed ingeregeld hebben en maar toch hun project zien uitlopen of zelfs mislukken. Hoe lastig is het dan wel niet voor de tienduizenden niet-professioneel opgeleide mensen die iedere dag weer (hele) kleine en ook wel grotere projecten moeten leiden?

De werkvloer is ‘key’!

Stel dat je de bovenstaande elementen op orde hebt, waar kan het dan nog mis gaan? En dan met name bij de kleinere projectjes of deelprojecten van grotere projecten? Inderdaad, op de werkvloer! In het NIET ‘gestructureerd projectmatig werken’ en onvoldoende afstemmen over wat wel/niet is gedaan. Waar zit em dat dan in? Immers niet iedereen die in een project werkt of die zelf een project(je) moet leiden heeft daarvoor een formele opleiding genoten. Als je in een project werkt dan zijn anderen van je afhankelijk. Ofwel dat de taken gedaan worden! Die taken moet ieder lid van het project gefocust en met de nodige discipline, naast al je andere (werk en privé) taken, op het juiste moment gedaan zien te krijgen. Dat is niet voor iedereen ‘weggelegd’. Je moet dan begrijpen hoe jouw taken passen in het geheel en dus wie zit te wachten om verder te kunnen nadat jij hebt opgeleverd wat je hebt afgesproken. Hoe eerder de ander dat kan zien, hoe beter het project zal lopen. En hoe minder moeite dat kost (en dus discipline!) des te eerder zal het gebeuren.

Hoe doe je dat dan precies?

Een goede tip om dit te ‘faciliteren’ is om een project(je) te starten met een simpele 5WplusH. Eventueel gewoon naast de verplichte formele ’formulieren’. Een mindmap leent zich prima om dit snel en gestructureerd te doen (en kan dat formulier automatisch genereren). Wil je draagvlak? Doe dat dan gelijk ‘op de beamer’ (livemindmapping) en check dan regelmatig of je het ‘zo goed hebt opgeschreven’.

Na de Wat, Waarom, Wie, Wanneer en Waar (download hier een template met uitleg) is er dan voldoende informatie om ook de eerste ‘Hoe’ op te zetten. Dit is dan een eerste opzet van mijlpalen en achterliggende taken(paketten). Deze ‘break-down’ kan je prima doen met een mindmap. Dit helpt ieder teamlid te ‘zien’ waar zijn/haar taken ‘passen’. Dit kan tegenwoordig prima in ‘de cloud’ zodat updates in het plan en het behalen van mijlpalen direct zichtbaar zijn. Zo kan je een ‘Project Dashboard’ maken waar iedereen bij kan én als jij toestemming geeft hier ook in kan wijzigen. Hiervoor kan je tools als Mindmeister, Mindjet en dergelijke voor gebruiken. Een ‘level’ dieper op taakniveau kan je vaak beter een andere tool gebruiken. Zeker als je niet gefaciliteerd wordt in ‘BYOD’ (Bring Your Own Device) door de huidige IT infrastructuur.

Is de kanbanflow de missende schakel?

Kanbanflow is een gratis tool die draait op PC’s, Mac’s, Tablets en smartphones, werkt gewoon via de browser en is zeer simpel in gebruik. Je kan het makkelijk op maat maken. Wij hebben de volgende indeling daarvoor gemaakt:

Je begint alle taken die achter een mijlpaal staan in de mindmap te ‘cut ’n pasten’ naar de ‘Master’ kolom. Hier kan je een naam van jezelf of een teamlid aan toevoegen. Vervolgens bepaal je wanneer je (of die ander) de taken gaat doen. Dit is voor iedereen zichtbaar en je kunt een taak gewoon slepen naar een andere kolom. Bijvoorbeeld als deze gedaan is naar ‘Done’. De kracht zit em in de kolommen. Alle werkdagen vormen een carrousel die ‘doorloopt’ zo hou je zicht op de korte termijn (in dit geval een werkweek) en blijf je gefocust op het behalen van taken op de korte termijn. Taken die buiten de carrousel vallen sleep je naar ‘Later’. Hierdoor is het minder moeilijk om de discipline en focus op te brengen. Vooral omdat je dit ook op je telefoon of tablet kunt blijven volgen en hiermee makkelijk gelijk taken aan kan toevoegen of op ‘Done’ zetten. Je hoeft dus niet meer te wachten op de wekelijkse team vergaderingen. Bovendien zit hierin ook de pomodoro techniek verwerkt. Super om je te helpen focussen, schattingen te verbeteren en je afleidingen te verminderen. Een keer per week check je de mindmap en werk je de kanbanflow bij. Als je dit combineert met een ‘begin van de dag’ vergadering, zal je zien dat je doelen makkelijker, leuker en sneller gaat behalen. Wil je meer tips mail me dan even voor een gratis webinar, volg me of laat een reactie achter.

Posted on 22/11/2012 in blog, featured, het nieuwe werken, portfolio, verder denken, visualiseren, zakelijk

Share the Story

About the Author

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to Top