Leren van ‘HNW projecten’; het ‘Big Board van Balkenende’

In deze reeks gaan we een aantal projecten belichten om te kijken wat we hiervan kunnen leren. In dit artikel; het ‘Big Board’ van kabinet Balkenende. Een actueel onderwerp omdat het doel van dit project was om burgers te informeren over het wel dan niet slagen van het beleid dat was gebaseerd op de verkiezingsbeloften.

‘Het Nieuwe besturen’

In veel organisaties blijkt het lastig om ‘het gat’ te besturen tussen wat aan beleid is uitgezet en wat er in de praktijk van terecht komt. Daarnaast wilde het kabinet Balkendende IV het publiek en de ministerraad ook informeren, op een simpele visuele manier, over de voortgang met betrekking tot de 74 beleidsdoelen, sleuteldoelen, pijlers van het beleid, en projecten die waren gedefinieerd.

“In dit onderdeel van de website krijgt u antwoord op vragen als: wat zijn de concrete resultaten van het kabinetsbeleid en wat heeft het u opgeleverd.” (Bron: www.verantwoordingsdag.nl 2007)

De oplossing die bedacht was bestond uit een powerpoint applicatie waarin geklikt kon worden op een ‘top powerpoint slide’ die doorlinkte naar onderliggende slides en vice versa. Hierbij was al goed nagedacht over de presentatie van de informatie; de randvoorwaarde van de opdrachtgever was om deze visualisatie, het ‘Big Board’, te behouden.

Fig 1. Powerpoint; de oude manier van werken ? (Bron:info.sliderocket.com)

In de praktijk beleken echter de meer dan 200 slides niet goed onderhoudbaar en nam de kans op fouten toe. In deze oplossing was het bovendien moeizaam voor het publiek om de informatie te doorgronden: er moest een hele berg slides gedownload en doorgewerkt worden op zoek naar de gewenste informatie. Niet echt een voorbeeld van slim werken. Daarnaast was ook erg lastig voor:
– De redacteuren die al deze informatie moesten bijwerken;
– De bestuurders die langs invalshoeken wilden zoeken die niet vooraf waren gedefinieerd.

De ‘Het Nieuwe Werken oplossing’

Deze oplossing bestond uit het eerst samen met de opdrachtgever nadenken over de structuur en gewenste invalshoeken op een slimmere manier. Mensen willen graag gehoord worden en dit kunnen ‘zien’(controleren). Alles wat werd gezegd in de voorbesprekingen legden we vast in een visueel schema, een zogenaamde mindmap, op een groot scherm wat voor iedereen zichtbaar was. Om vervolgens naar het proces van vastlegging van informatie te kijken en de flexibiliteit die hierin gewenst was te onderzoeken. Alles wat de klant en andere deskundigen vertelden, was na controle door de groep, zichtbaar gemaakt in een ‘inventarisatie mindmap’. Zo ontstond draagvlak voor vervolg acties. De uitkomst van deze ‘livemindmapping’ bijeenkomsten werd direct na afloop als .pdf nagestuurd, inclusief automatisch gegenereerde actielijsten en een strokenplanning. Deze inventarisatie mindmap bleek een goede basis voor de implementatie fase.

Fig 2. Uitsnede van de ‘inventarisatie mindmap’ na de ‘livemindmapping sessie’.

Verzamelen & structureren van informatie; slimmer en sneller!

In de bouwfase hebben we de ‘inventarisatie mindmap’ omgezet naar naar een mindmap waarmee op een handige, flexible en snelle manier d.m.v. iconen en kleuren alle informatie georganiseerd kon worden tijdens ‘het redactieproces’. Vervolgens hebben we met behulp van de matrix add-in voor MindManager van aHa!Coaching het mogelijk gemaakt om de uiteindelijke presentatie van de informatie uit deze ‘redactie mindmap’ ook automatisch als matrix te presenteren. Hierbij zijn kleuren gebruikt om zaken te benadrukken als bijvoorbeeld projecten die ‘uit de bocht vlogen’ of een hoge prioriteit hadden. Bovendien konden specifieke persoonlijke selecties bewaard worden.

Fig 3. De naar een website omgezette powerpoint ‘Big Board’ van Balkenende (klik erop om deze te verkennen).

Ook ‘slimmer werken’ voor de doelgroep?

Dit was dus niet meer ‘de .ppt file’ die de doelgroep zelf eerst moest downloaden van de verantwoordingsdag.nl website, maar een simpele HTML file die zeer gelijkend was op wat de (interne) doelgroep al gewend was; het zogenaamde ‘Big Board’. Bij publicatie op een website van deze ‘matrix html file’ is het mogelijk de bezoeker direct op de website door alle informatie van het Big Board te laten klikken en zelf de invalshoek te laten kiezen door een simpel menu rechtboven in het Big Board (probeer het zelf en klik op het plaatje hierboven van Fig 3.).

Fig 4. Schermuitsnede van de ‘redactie mindmap’ van waaruit de Big Board matrix wordt gegenereerd.

De mindmap van waaruit de matrix werd gegenereerd leende zich goed om het redactionele proces beter in te richten. De informatie in de mindmap kan bijvoorbeeld door de redacteur gefilterd worden op ‘Ministerie’ en/of ‘Sleuteldoel’ om daarna als Word document te worden geëxporteerd. Deze kan door de redacteur naar ieder ministerie verstuurd worden op de vertrouwde manier. Na het updaten van dit Word document, door het betreffende ministerie, krijgt de redacteur het Word document weer terug. Vervolgens kan de gewijzigde informatie eenvoudig worden bijgewerkt in de mindmap. Dit bespaart veel tijd in de processtappen en in het herstellen van gemaakte fouten.

In deze ‘Nieuwe Werken oplossing’ is het ook mogelijk nieuwe combinaties van filters te maken zodat bestuurlijke vragen direct kunnen worden beantwoord.

Wat kunnen we leren van dit HNW project?

Posted on 12/09/2012 in blog, featured, het nieuwe werken, portfolio, verder denken

Share the Story

About the Author

Response (1)

  1. […] voortgangsvergadering, strategiesessie et cetera, automatisch de laatste stand van zaken. Zie deze blogpost over het  voorbeeld van de vorige Minister […]

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to Top